კანცელარიისა და ადამიანური რესურსების მართვის სამსახური

კანცელარიის და ადამიანური რესურსების მართვის სამსახურის დებულება

თავი I. ზოგადი დებულებანი

1.1.უმაღლესი სასწავლებელი „განათლების აკადემიის“(შემდეგში- სასწავლებელი) კანცელარიის და ადამიანური რესურსების მართვის სამსახური მოქმედებს, როგორც შიდა სტრუქტურული ერთეული და ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის მეშვეობით ექვემდებარება სასწავლებლის რექტორს;
1.2კანცელარიისა და ადამიანური რესურსების მართვის სამსახური თავის საქმიანობას ახორციელებს, საქართველოს კანონმდებლობის და სასწავლებლის დებულების საფუძველზე;
1.3. კანცელარიისა და ადამიანური რესურსების მართვის სამსახური უზრუნველყოფს საქმისწარმოების სამუშაოების ორგანიზაციას, კონტროლსა და რეალიზაციას, განსაზღვრავს არქივის ფუნქციებსა და საქმიანობის ძირითად მიმართულებებს ასევე უზრუნველყოფს სასწავლებლის პერსონალით დაკომპლექტებასა და კარიერული წინსვლის სფეროში პერსონალის ხელშეწყობას;

თავი II. კანცელარიის და ადამიანური რესურსების მართვის სამსახურისამოცანებია:
2.1. ხელმძღვანელობისათვის შემოსული და გასული დოკუმენტების დროულად წარდგენის ორგანიზაცია;
2.2. ხელმოსაწერად წარსადგენი დოკუმენტების დროულად და სწორად გაფორმება;
2.3. დოკუმენტების დადგენილ ვადაში მიმდინარეობის შესრულება და მათზე მუშაობის კონტროლის რეგულირება;
2.4. აკონტროლოს და მოსთხოვოს სასწავლებლის სტრუქტურული ერთეულის წარმომადგენლებს სასწავლებლის დოკუმენტებზე მუშაობის წესის შესრულება;
2.5. მოთხოვოს საქმისწარმოებისათვის საჭირო ცნობები;
2.6. არასწორად მომზადებული დოკუმენტები დაუბრუნოს შემსრულებელს საბოლოო დამუშავებისათვის;
2.7. საქმისწარმოების წესის დარღვევის ან შეუსრულებლობის შემთხვევაში, აცნობოს რექტორს ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელს ადმინისტრაციული ღონისძიების გასატარებლად;
2.8. სამსახური ვალდებულია, იზრუნოს დოკუმენტების შედგენისა და მათი გაფორმების ხარისხის ამაღლებაზე;
2.9. ითანამშრომლოს ადმინისტრაციულ და აკადემიურ პერსონალთან;
2.10. ითანამშრომლოს იურიდიულ სამსახურთან იურიდიულ საკითხებთან დაკავშირებით;
2.11. იზრუნოს სასწავლებლში არსებული დოკუმენტაციების არქივისათვის გადასაცემი საქმეების ფორმირებასა და გაფორმების სისწორის კონტროლის განხორციელებაზე. მოახდინოს სამოქმედოდ ვადაგასული დოკუმენტების დამუშავება და გამოყენება;
2.12 პერსონალზე სასწავლებლის მოთხოვნის განსაზღვრა;
2.13 პერსონალის მოძიება, შერჩევა, მოზიდვა და სამუშაო ადგილებზე ოპტიმალური განლაგება (აკადემიური პერსონალის ფაკულტეტებთან შეთანხმებით);
2.14 პერსონალის საქმიანობისთვის ნორმალური შიგა გარემოს შექმნა;
2.15 პერსონალის მართვასთან დაკავშირებულ ტაქტიკურ და სტრატეგიულ საკითხებზე დასკვნების მომზადება და რექტორთან წარდგენა;
2.16 პერსონალთან შრომითი ხელშეკრულებების მომზადება. მხარეების ინტერესებში გარკვევა და შრომით შეთანხმებებში წარმოჩენა;
2.17 პერსონალის შრომის ანაზღაურების და მატერიალური წახალისების დიფერენცირებული და ამასთან მოქნილი სისტემის ფორმირება;
2.18 პერსონალის განვითარების, მომზადება-გადამზადებისა და კარიერული წინსვლის გეგმების შემუშავება და რეაბილიტაცია;
2.19 თანამედროვე საინფორმაციო ტექნოლოგიების გამოყენებით პერსონალის მართვის ერთიანი სისტემის დანერგვა;
თავი III კანცელარიის და ადამიანური რესურსების მართვის სამსახურისფუნქციებია:
• სასწავლებლის არქივში დაცული დოკუმენტების აღრიცხვა და დაცვის უზრუნველყოფა;
• ახორციელებს დოკუმენტების მიღება-ჩაბარების აქტების გაფორმებასსასწავლებლის სტრუქტურული ერთეულებიდან;
• არქივში დაცულ საქმეებზე ავსებს საცნობარო აპარატის აღწერებს/კატალოგებს (უახლოეს მომავალში შეიქმნება არქივის სამსახურისათვის ელექტრონული ბაზა);
• არქივის მუშაობაში ნერგავს შენახვის, ასლის გადაღებისა და გამოყენების თანამედროვე საშუალებებს;
• საქმისწარმოების დამთავრებიდან არაუგვიანეს ოთხი წლის შემდეგ, ადგენს სასწავლებლში მუდმივად და დროებით შესანახი დოკუმენტების ნაერთ-აღწერებს;
• სასწავლებელში დაცული დოკუმენტების მიხედვით სხვადასხვა ხასიათის ცნობის მომზადება-გაცემა მოხდება განაცხადის შეტანიდან 5 დღის ვადაში.
• პერსონალით სასწავლებლის დასაკომპლექტებლად თანასწორი, გამჭვირვალე, სამართლიანი და ღია კონკურსის ჩატარება;
• პერსონალის პირადი საქმეების წარმოება მათი უსაფრთხოების დაცვის უზრუნველყოფის ჩათვლით;
• ყველა კატეგორიის პერსონალის (მ.შ. აკადემიური პერსონალის ფაკულტეტებთან შეთანხმებით) მოძრაობის (დანიშვნა, გადაყვანა, განთავისუფლება) დოკუმენტალური აღრიცხვა და რექტორთან წარდგენა;
• დასაქმებული პერსონალის სრული კომპიუტერული ბაზის შექმნა და მოხმარება;
• საპენსიო ასაკის თანამშრომლებზე პენსიის დანიშვნისათვის საჭირო საბუთების მომზადება და წარდგენა;
• დასაქმებული პერსონალისა და ვაჟ სტუდენტთა სამხედრო აღრიცხვა;
• შრომითი რესურსების ბაზარზე მარკეტინგული კვლევის განხორციელება და სხვა;

თავი IV.კანცელარიის და ადამიანური რესურსების მართვის სამსახურის სტრუქტურა და მართვა
4.1სამსახური წარმოადგენს სასწავლებლის მმართველობითი აპარატის ერთ-ერთ სტრუქტურულ რგოლს;
4.2. კანცელარიის და ადამიანური რესურსების მართვის სამსახურს ხელმძღვანელობს სამსახურის უფროსი,რომელსაც ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის წარდგინებით ნიშნავს/ათავისუფლებს რექტორი;
4.3. სამსახურის უფროსის მოვალეობებია:
4.4 აქტიური მონაწილეობა მიიღოს სასწავლებლის პერსონალის თანამდებობრივი ინსტრუქციების და საკვალიფიკაციო მოთხოვნილების დამუშავებაში;
4.5 მოსთხოვოს ცალკეულ სტრუქტურულ ერთეულებს, მათში დასაქმებული პერსონალის შესახებ ინფორმაცია;
4.6 შეადგინოს თანამშრომელთა განვითარების და ტრენინგების გეგმები;
4.7 წარუდგინოს შესაბამის სტრუქტურული ერთეულების ხელმძღვანელებთან კონსულტაციების საფუძველზე შედგენილი წინადადებები თანამშრომელთა დანიშვნის, განვითარების, კარიერული წინსვლის და დისციპლინარული პასუხისმგებლობის საკითხებზე;
4.8 განახორციელოსთანამშრომელთა მომსახურება (თავისი კომპეტენციის ფარგლებში) შემოსულ შეკითხვებზე, განცხადებებზე და წინადადებებზე პასუხის გაცემით, კონსულტაციის მიცემით და ა. შ. ასევე თავისი კომპეტენციის ფარგლებში მოახდინოს დოკუმენტების ვიზირება;
4.9 სამსახურის უფროსი თვისი საქმიანობის განხორციელების პროცესში ხელმძღვანელობს სასწავლებლის საქმისწარმოების ერთიანი წესით.
თავიV. გარდამავალი დებულებები
5.1 კანცელარიის და ადამიანური რესურსების მართვის სამსახური ხელმძღვანელობს სასწავლებლის საქმის წარმოების ერთიანი წესით.
5.2 დებულებაში ცვლილებებისა და დამატებების შეტანა ხორციელდება, საქართველოს კანონმდებლობით დადგენილი წესით;

თავიVI. დასკვნითი დებულებები
სამსახურის რეორგანიზაცია ან ლიკვიდაცია ხორციელდება საქართველოს კანონმდებლობით დადგენილი წესით;